Veri Saklama ve İmha Politikası Nedir?

Veri saklama ve imha politikası, kişisel verilerin korunması amacıyla veri sorumlusu tarafından oluşturulan, veri işleme süreçlerine ilişkin saklama ve imha prosedürlerinin yer aldığı bir belgedir. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) gereği, veri sorumluları, işledikleri kişisel verilerin güvenliğini sağlamak ve imha süreçlerini düzenlemek için bu tür bir politika hazırlamak zorundadır. Politika, hem veri sorumlusunun hem de ilgili kişilerin haklarını koruma amacı taşır. Veri saklama süreci, verilerin saklanacağı yerleri, süreleri ve yöntemlerini kapsarken, veri imhası süreci ise verilerin hukuka uygun bir şekilde nasıl yok edileceğini veya anonimleştirileceğini belirler.

Veri saklama ve imha politikasının hazırlanmasının ardında, kişisel verilerin sadece yasal olarak belirlenen sürece kadar saklanması gerektiği gerçeği yatmaktadır. Bu politikalar, kişisel verilerin işlenmesinin her aşamasında şeffaflık sağlamayı ve bireylerin gizliliğini korumayı hedefler. Veri sorumlusu, verilerin saklanacağı süreyi belirlemekle yükümlüdür ve verilerin gereksiz yere uzun süre saklanması yasaktır. Ayrıca, kişisel verilerin imhası, yalnızca gerekli olan sürenin sonunda yapılmalıdır, bu da verilerin saklanması ve imhası konusundaki en iyi uygulamaları oluşturur.

Bu tür politikaların, veri sorumlusunun yasal yükümlülüklerini yerine getirmesini ve kişisel verilerin işlenmesinin tüm aşamalarında uygunluk sağlanmasını temin eder. Bunun yanı sıra, veri saklama ve imha politikaları, veri güvenliğini sağlamanın yanı sıra veri ihlali durumlarında denetim ve kontrol mekanizmalarının da etkin bir şekilde çalışmasını garanti eder. Bu nedenle, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak ve yasal sorumlulukları yerine getirmek için her veri sorumlusunun bu tür bir politika oluşturması kritik önem taşır.

Veri Saklama ve İmha Politikası Hazırlamakla Yükümlü Olan Veri Sorumluları Kimlerdir?

Veri saklama ve imha politikası hazırlamak, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde bazı veri sorumluları için zorunlu hale getirilmiştir. VERBİS (Veri Sorumluları Sicili) kayıt yükümlülüğü bulunan veri sorumluları, bu politikayı hazırlamakla yükümlüdür. KVKK'nın 16. maddesine göre, kişisel veri işleyen tüm gerçek ve tüzel kişiler, belirli koşullarda bu yükümlülüğü taşır. Bu yükümlülük, kişisel verileri işleyen her şirket veya kurum için geçerlidir; ancak tüm veri sorumluları için geçerli değildir.

KVKK'ya göre, her veri sorumlusunun yalnızca veri sorumlusunun faaliyetleri ile doğrudan ilgili verileri saklama ve imha politikalarını hazırlaması gerekmektedir. Bununla birlikte, belirli istisnalar da bulunmaktadır. Örneğin, Türkiye’de yerleşik dernekler, vakıflar ve sendikalar gibi bazı tüzel kişiler, yalnızca kendi üyelerine ve bağışçılarına ilişkin verileri işledikleri durumlarda, veri saklama ve imha politikası hazırlama yükümlülüğünden muaf tutulmuşlardır. Ayrıca, bazı meslek grupları, örneğin avukatlar, serbest muhasebeci mali müşavirler, noterler ve siyasi partiler, kanunlarına uygun olarak faaliyet gösterdikleri sürece veri saklama ve imha politikası hazırlamak zorunda değildirler.

Bununla birlikte, bu tür yükümlülükler, kişisel verilerin işlenmesi ve saklanması konusunda özel bir düzenlemeye tabi olan profesyoneller dışında kalan diğer veri sorumluları için geçerlidir. Veri saklama ve imha politikası hazırlama yükümlülüğü, veri sorumlusunun büyüklüğüne, faaliyet alanına ve işlediği kişisel verilerin türüne göre değişiklik gösterebilir. Her halükarda, bu politikanın hazırlanması ve güncellenmesi, veri sorumlusunun yasal sorumluluklarını yerine getirmesi açısından önemlidir.

Veri Saklama ve İmha Politikasında Bulunması Gereken Unsurlar Nelerdir?

Veri saklama ve imha politikası, birçok önemli unsur içerir ve her bir unsur, veri sorumlusunun faaliyet alanına göre özelleştirilmelidir. İlk olarak, politikanın amacı ve kapsamı açıkça belirtilmelidir. Bu açıklama, veri saklama ve imha süreçlerinin neden ve nasıl gerçekleştirileceğine dair net bir rehber sağlar. Politika, kişisel verilerin işlenmesi sürecinde hangi verilerin saklanacağı, bu verilerin ne kadar süreyle saklanacağı ve hangi yöntemlerle imha edileceği gibi hususlara dair ayrıntılı bilgi sunar. Ayrıca, bu politika sadece veri sorumlusunun yükümlülüklerini değil, aynı zamanda veri sahiplerinin haklarını da güvence altına alır.

Bir diğer önemli unsur, kullanılan terminolojilerin ve kısaltmaların açıklanmasıdır. Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda kullanılan terimler, hem hukukçular hem de diğer ilgili taraflar için anlaşılır olmalıdır. Politika, veri sorumlusu tarafından belirlenen görev ve yükümlülüklerin yanı sıra, bu görevleri yerine getirecek personel ve departmanları da belirtmelidir. Bu bölümde, kişisel verilerin korunmasıyla ilgili sorumlulukların kimler tarafından yerine getirileceği açıkça tanımlanmalıdır.

Veri saklama ve imha politikası, kullanılan saklama yöntemleri hakkında da bilgi sunmalıdır. Bu, elektronik ortamda saklanan verilerin güvenliğini sağlamak için alınacak önlemleri içermelidir. Ayrıca, imha süreçlerinde hangi tekniklerin kullanılacağı, hangi verilerin silineceği, hangi verilerin yok edileceği veya anonimleştirileceği gibi detaylar da politikanın bir parçası olmalıdır. Bu unsurlar, verilerin sadece belirli bir süreyle saklanması gerektiği ilkesini pekiştirir ve hukuka uygun bir imha süreci için gerekli adımları atmayı garanti eder.

Veri Saklama ve İmha Politikasının Hukuki Dayanağı Nedir?

Veri saklama ve imha politikasının hukuki dayanağı, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na dayanır. KVKK’nın 5, 6, 7 ve 12. maddeleri, kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve imha edilmesine ilişkin kuralları belirler. Bu kanun, veri sorumlusunun, işlediği kişisel verilerin güvenliğini sağlamak, verileri yalnızca gerektiği kadar süreyle saklamak ve sonunda bu verileri hukuka uygun şekilde imha etmekle yükümlü olduğunu belirtir. Ayrıca, veri güvenliğinin sağlanabilmesi için iç denetim ve kontrol mekanizmalarının oluşturulması gerektiği vurgulanmıştır.

Veri sorumluları, yalnızca belirli bir amaç için işlenen kişisel verileri saklayabilir ve bu veriler, belirli bir süre sonunda imha edilmelidir. Kanun, bu sürelerin nasıl belirleneceğini ve imha işlemlerinin nasıl yapılacağına dair temel ilke ve kuralları içerir. Veri saklama ve imha süreçleri sırasında, veri sorumluları, yasal hakları ihlal etmemek ve kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için gerekli tüm tedbirleri almak zorundadır. Ayrıca, kanunun getirdiği yükümlülükler doğrultusunda veri sorumluları, veri sahiplerinin haklarını gözeterek veri işleme faaliyetlerini düzenlemelidir.

Hukuki dayanak olarak, ayrıca Kanun’un 12. maddesi, kişisel verilerin imha edilmesi, yok edilmesi veya anonimleştirilmesi gibi işlemleri nasıl gerçekleştireceği konusunda ayrıntılı hükümler sunmaktadır. Bu maddeler, veri sorumlularının verileri imha etme sürecini doğru bir şekilde yönetmelerini sağlar. Hukuki sorumlulukları yerine getirebilmek için veri sorumlularının, ilgili kanunlara tam uyumlu bir şekilde hareket etmesi gerektiği unutulmamalıdır.

Veri Saklama ve İmha Politikasının Amacı Nedir?

Veri saklama ve imha politikasının amacı, kişisel verilerin işlenmesi sürecinde uygulanacak usul ve esasları belirlemektir. Bu politika, veri sorumlusunun, kişisel verileri hangi şartlar altında saklayacağı ve ne zaman imha edeceği konusunda bir yol haritası sunar. Politikanın amacı, kişisel verilerin yalnızca gerekli süre boyunca saklanmasını ve verilerin yok edilmesinin ya da anonimleştirilmesinin gerekliliğini vurgulamaktır. Aynı zamanda, kişisel verilerin korunması için gerekli tüm teknik ve idari önlemleri almak ve güvenliği sağlamak da bu politikanın bir parçasıdır.

Politikanın uygulanabilirliğini sağlamak ve tüm paydaşları bilgilendirmek de önemli bir hedeftir. Kişisel verilerin saklanması ve imhası, yalnızca veri sorumlusunun sorumluluğu altında değil, aynı zamanda çalışanlar ve diğer ilgili taraflar tarafından da takip edilmesi gereken bir süreçtir. Politika, verilerin güvenliğini sağlamak için alınan teknik tedbirleri, saklama ve imha sürelerini belirlemeyi ve veri sahiplerinin haklarını korumayı amaçlar. Veri sorumlusu, bu politikayı oluştururken, hem yasal yükümlülükleri yerine getirmeli hem de kişisel verilerin korunmasını sağlamalıdır.

Bu politikanın amacı, veri sorumlusunun işlediği kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanmasını ve yalnızca gerekli süre boyunca saklanmasını sağlamaktır. Ayrıca, veri işleme sürecinde herhangi bir hata veya ihlal durumunda, verilerin hızla imha edilmesi için gerekli önlemleri almak da önemli bir amacıdır.